A közbeszerzési eljárások „útvesztőiben” kizárólag alapos és minden részletre kiterjedő előkészítéssel érhető el siker. Nem árt azonban az alábbi „fókuszpontokat” mindig szem előtt tartani. Különösen fontosak lehetnek az alábbi tanácsok a kis-és középvállalkozások számára.

1. Éljen a kiegészítő tájékoztatás kérés lehetőségével

Bármely gazdasági szereplő, aki az adott közbeszerzési eljárásban részvételre jelentkező vagy ajánlattevő lehet – a megfelelő ajánlattétel vagy részvételi jelentkezés benyújtása érdekében – a közbeszerzési dokumentumokban foglaltakkal kapcsolatban írásban kiegészítő tájékoztatást kérhet az ajánlatkérőtől vagy az általa meghatározott szervezettől. Például, ha az eljárásban ajánlattevőként indulni kívánó vállalkozás észleli, hogy az ajánlatkérő által rendelkezésre bocsátott felhívás és szerződéstervezet vagy műszaki leírás ellentmondó, hiányos, vagy nem egyértelmű rendelkezéseket tartalmaz, a vállalkozás kiegészítő tájékoztatás kérést küldhet az ajánlatkérő által a felhívásban megadott kapcsolattartási pontra, melyre az ajánlatkérő a közbeszerzésekről szóló törvényben foglaltak szerint köteles válaszolni, és adott esetben, ha az szükséges, módosíthatja a közbeszerzési dokumentumokat a megfelelő ajánlattétel biztosítása érdekében. Amennyiben a jelentkezőnek a fentiek szerinti kérdése merül fel, azt az ajánlattételi határidőt megelőzően az eljárástípustól függően néhány nappal kell megküldeni az ajánlatkérőnek, ellenkező esetben a közbeszerzési dokumentumok (avagy annak egy része) vonatkozásában a módosítás a későbbiekben nem lesz lehetséges, és az az ajánlattétel vagy részvételi jelentkezés, annak elbírálása, vagy akár a szerződés teljesítése során problémát okozhat.

2. A tényleges tulajdonos megfelelő megjelölése

A Kbt. és az ajánlatkérő által meghatározott számos kizáró ok közül gyakorlatban az egyik legtöbb problémát okozó a tényleges tulajdonos megjelölésének képessége. A Kbt. szerint az eljárásban nem lehet ajánlattevő, részvételre jelentkező, alvállalkozó, és nem vehet részt alkalmasság igazolásában olyan gazdasági szereplő, aki olyan szabályozott tőzsdén nem jegyzett társaság, amely a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló 2007. évi CXXXVI. törvény (a továbbiakban Pttv.) 3. § r) pont ra)-rb) vagy rc)-rd) alpontja szerinti tényleges tulajdonosát nem képes megnevezni. A Pttv. hivatkozott pontjainak értelmezése gyakran nem egyszerű különösen bonyolultabb tulajdonosi szerkezettel rendelkező ajánlattevők esetében, ahol több közvetett tulajdonos jogi személy is szerepel. A törvény rendelkezésének célja nagyon leegyszerűsítve annak a természetes személynek/személyeknek a megjelölése, akik az ajánlattevő vonatkozásában a legnagyobb befolyással bírnak. Az erre vonatkozó nyilatkozat megfelelő kitöltése az ajánlattevők számára a gyakorlatban gyakran nehézséget okoz.

3. Az ajánlattevőre nem értelmezhető alkalmassági követelmény

Az ajánlatkérők a gazdasági és pénzügyi alkalmasság keretében gyakran írnak elő árbevételre vonatkozó vagy beszámolóval kapcsolatos minimumkövetelményt az eljárást megindító felhívásban. Előfordulhat azonban, hogy az ajánlattevő vagy részvételre jelentkező nem olyan jogi formában működik, amely tekintetében az előírt feltételekre vonatkozó nyilatkozat benyújtása lehetséges, mert pl. az ajánlattevő vagy részvételre jelentkező egyéni vállalkozó. A jogszabály erre az esetre úgy rendelkezik, hogy az eljárásban részt venni kívánó gazdasági szereplőnek kiegészítő tájékoztatás keretében kell tájékoztatást kérnie az ajánlatkérőtől. A piaci szeplők azonban erről a lehetőségről gyakran nem tudnak, és arról sem, hogy e tájékoztatás kérésre csak az ajánlattételi határidő lejárta előtt van lehetőség.

4. Az ajánlati ár megfelelő megjelölése

A közbeszerzési eljárás során az ajánlatkérő köteles az összes ajánlattevő és részvételre jelentkező számára azonos feltételekkel biztosítani a hiánypótlás lehetőségét, valamint az ajánlatban vagy részvételi jelentkezésben található, nem egyértelmű kijelentés, nyilatkozat, igazolás tartalmának tisztázása érdekében az ajánlattevőtől vagy részvételre jelentkezőtől felvilágosítást kérni. Vannak azonban olyan hibák, amik hiánypótlás keretében sem javíthatók.
A hiánypótlás vagy a felvilágosítás megadása nem járhat egyes alapelvek sérelmével, továbbá az ajánlatban a beszerzés tárgyának jellemzőire, az ajánlattevő szerződéses kötelezettsége végrehajtásának módjára vagy a szerződés más feltételeire vonatkozó dokumentum tekintetében csak olyan nem jelentős, egyedi részletkérdésre vonatkozó hiba javítható vagy hiány pótolható, továbbá átalánydíjas szerződés esetén az árazott költségvetés (részletes árajánlat) valamely tétele és egységára pótolható, módosítható, kiegészíthető vagy törölhető, amelynek változása a teljes ajánlati árat vagy annak értékelés alá eső részösszegét és az ajánlattevők között az értékeléskor kialakuló sorrendet nem befolyásolja.
Így például hiánypótlás keretében nem módosítható a felolvasólapon megajánlott ár, illetve nem orvosolható, ha az ajánlattevő a felolvasólapon és az árrészletezőn eltérő ajánlati árat jelölt meg, amennyiben számítási hiba esete nem áll fenn. Ezért az ár megfelelő megjelölésére kiemelt figyelmet szükséges fordítani.

5. Cégképviselet a közbeszerzési eljárásban

Előfordul, hogy az ajánlatot nem a cégjegyzésre jogosult személy írja alá, vagy a közbeszerzési tárgyaláson meghatalmazott útján történik a cég képviselete. Ebben az esetben gazdasági társaságok esetében figyelni kell arra, hogy a Polgári törvénykönyv alapján a cégvezető és a képviseletre jogosult munkavállaló képviseleti jogát érvényesen nem ruházhatja át másra, tehát a meghatalmazást olyan cégképviseletre jogosult személy adhatja, aki a cégjegyzésre vezető tisztségviselőként jogosult.

Amennyiben gazdasági joggal vagy közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos kérdése van, forduljon bizalommal irodánkhoz.